Правила опечатывания документов

Опечатывание документов: общая информация

Крупные предприятия и банковские учреждения отличаются большими объемами документации, которая имеет определенный срок хранения. Для этого ее нужно архивировать и сдавать под отчет ответственному лицу.

Процедура подготовки бумаг несложная, но занимает немало времени, поскольку требует соблюдения определенного регламента проведения. Всю документацию необходимо сложить, пронумеровать, прошить и опечатать. Подобная процедура – не прихоть начальства, а необходимая мера, в дальнейшем упрощающая поиск нужного документа.

Регламент архивирования бумаг на предприятии согласовывается с областными архивными службами, так как некоторые документы могут быть переданы для дальнейшей обработки информации. Обычно это касается личных дел сотрудников.

Прошивка и опечатывание документов, составляющих дело, происходит по общему протоколу, который предусматривает соблюдение следующих условий:

• бумаги скрепляются по 5 проколов и оформляются в твердую картонную обложку;
• подбор и переплетение каждого из листов не должны препятствовать свободному просмотру содержания в дальнейшем;
• все металлические скрепки и булавки убираются;
• прокол всех отверстий происходит вертикально на полях, с расстоянием между ними в 3 см.

При наличии прошивочного станка все манипуляции следует выполнять с его помощью. В противном случае используются банковский шпагат или прошивные нитки. Также подойдут любые прочные капроновые или хлопчатобумажные нити, сложенные вдвое. Прошивка выполняется дважды.

После этой процедуры необходимо:

• выпустить концы нитей из отверстия, расположенного в центре на обратной странице последнего листа, и завязать их;
• опечатать лист при помощи бумажной наклейки с надписью, наложить которую следует на узел и нитевые окончания;
• после полного высыхания клея визировать наклейку подписью ответственного за опечатывание бумаг лица или непосредственно руководителя предприятия.

Все наклейки для опечатывания документов должны содержать:

• подпись;
• печать;
• дату операции.

Все надписи выполняются четким и разборчивым почерком. Оттиск печати нужно расположить таким образом, чтобы одна его половина находилась на листе, а вторая – на наклейке.

Для чего необходимо опломбирование документов?

Подобная процедура проводится для сохранности бумаг, которые могут пригодиться в дальнейшем. Это личные дела сотрудников, документы, отражающие ход финансовых сделок и прочее. Прошивка и опечатывание документов гарантирует их сохранность, так как иногда происходят попытки внесения несанкционированных исправлений и прочего вмешательства в отчетность.

Для защиты архивов применяются этикетки для опечатывания документов. Нередко они изготавливаются из обычной белой бумаги, разрезанной на части. Также предлагаются уже готовые промышленные наклейки, для использования которых не требуется клей. Кроме клейкой основы на них уже нанесен текст «Пронумеровано, прошито и скреплено».

Правильная подготовка документации – процедура достаточно хлопотная и требующая внимательности. Иногда одного листа из заархивированных бумаг достаточно, чтобы изменить время выхода на пенсию или размер оклада. Грамотная прошивка поможет оперативно отыскать нужный документ и быстро ознакомиться с его содержанием.

Если допустить оплошность при формировании архива, это может привести к пропаже бумаг, которые недоброжелатели используют в своих целях. Также существует риск подмены оригиналов на копии. При полноценном архивировании подобные неприятности практически полностью исключаются.