Бухгалтерский учет инкассации денежных средств

Ведение инкассации: общая информация

Современные технологии значительно облегчают работу бухгалтерии. Наличие программного обеспечения 1С или аналога на любом предприятии позволяет не только быстро начислять заработную плату, но и вести учет всех оборотных средств.

Специальная программа «1С: Бухгалтерия» обладает всеми возможностями для проведения инвентаризации денежной массы и подсчета поступившей в банк наличности в считанные часы. Главное - это знание всех ее аспектов и умение пользоваться компьютером.

Обычно на крупных предприятиях, на которых существует инкассация подразделений, в штате есть помощник бухгалтера. На него возложены обязанности по учету инкассированных средств в общий приход. Также данный специалист следит за взаимодействием с компанией, отвечающей за транспортировку средств. Чаще всего, это инкассаторские подразделения, службы инкассации банков, либо соответствующий отдел предприятия.

В целях безопасности большинство крупных промышленных холдингов предпочитает иметь дело со специализированными агентствами, которые являются либо составляющей банковских учреждений, либо самостоятельной единицей. Кто бы ни занимался инкассацией денежной массы, в конечном счете все средства необходимо проводить по бухгалтерии, чтобы не иметь проблем с фискальной службой и правоохранительными органами.

Оформление инкассации денежных средств производится на основании ведомостей, предоставленных службой, выполняющей данную процедуру. Информация, отраженная в документации, вводится в 1С, в результате чего образуется общая картина прихода по одной или нескольким точкам.

Как в 1С провести инкассацию

Процедура осуществляется через опцию программы «Банк и касса». Для этого нужно:

  • открыть начальную страницу в журнале операций;
  • перейти в банковские выписки и проверить поступления на расчетные счета;
  • после этого вернуться в главное меню и в настройках выбрать пункт «Функциональность программы»;
  • затем снова перейти в раздел «Банк и касса» и выбрать опцию «Инкассация».

Для сотрудников, которые хорошо ориентируются в программном обеспечении 1С, инкассация денежных средств займет около 15 минут. Если на предприятии отсутствуют специальные программы, то придется сложнее. Бухгалтеры будут вынуждены подсчитывать весь приход по старинке, то есть при помощи ведомостей и калькулятора.

Если компания приобрела программное обеспечение стороннего производителя, порядок действий может измениться. Но, как правило, вся проводка и ведомость инкассации, в любом случае, отражаются в опции «Банк и касса».

Видео обучение, как в 1С провести инкассацию

Правила проведения учета инкассированных средств

Проводка и учет денежных средств осуществляются согласно действующему законодательству и внутреннему распорядку предприятия. Если на подразделениях выполняется ежедневная инкассация, то и проводить ее нужно каждый день.

Когда денежная масса доставляется в финансовое учреждение с меньшей частотой, операции проводятся реже. При таком графике допускается бухгалтерский учет инкассации денежных средств на следующий день после отправки наличности.

При нерегулярном сборе денежной массы с подразделений, допускается оформление прихода раз в месяц. Нужно следить за тем, чтобы все поступившие средства были учтены накануне окончания отчетного периода, то есть квартала, полугодия и года.

Для тех бухгалтеров, которые имеют дело с 1С версии 8.3, операция инкассирования упрощается. Подсчетом всех поступивших средств программа занимается самостоятельно. Работникам остается лишь своевременно оплачивать услуги техподдержки ПО и грамотно его использовать.