Правила и инструкции по хранению ключей

Многочисленные офисные здания, гостиницы и крупные учебные заведения располагают большим количеством помещений, не подлежащих опечатыванию, а закрывающихся на ключ. Для того чтобы в комнаты не проникли посторонние, все запирающие устройства в обязательном порядке должны сдаваться под охрану. Также это делается на случай болезни сотрудника, отвечающего за комплект, срабатывания сигнализации и прочих непредвиденных обстоятельств.

Существуют определенные правила хранения ключей, которые нужно знать и соблюдать каждому сотруднику. Рассмотрим их подробнее.

Офисные здания и гостиницы

Регламент хранения ключей в офисных зданиях и отелях предписывает наличие специальной ключницы со стеклянной панелью. С ее помощью можно быстро определить, сдан комплект или нет. Ответственным за сохранность лицом в гостинице выступает дежурный администратор, в офисном помещении – вахтер или охранник.

Правила хранения и выдачи ключей в гостинице практически не отличаются от офисного варианта. Процедура выдачи комплектов от отельного номера выглядит следующим образом:

1. Регистрация постояльцев.
2. Ознакомление с внутренним распорядком.
3. Оплата за первые сутки.
4. Выдача ключей.
5. Проведение гостей и доставка багажа в номер.

В офисном здании регистрироваться не нужно, достаточно предъявить пропуск. Внутренний распорядок уже знаком, оплата не требуется, но выдача запирающих приспособлений происходит под роспись и только определенному установленному лицу.

Также предусмотрены некоторые условия:

• все комплекты должны иметь бирки с номером комнаты;
• их следует оставлять на вахте или рецепции, покидая пределы здания, не забыв при этом запереть помещение;
• запрещено передавать комплект посторонним.

Инструкция по хранению ключей прописана для каждого учреждения отдельно, поскольку она составляется, исходя из индивидуальных особенностей и типа деятельности. Ответственность за ее выполнение несет дежурный администратор и руководство.

Правила и инструкции для помещений со спецоборудованием

Правила хранения и выдачи ключей от электроустановок определяются специальным распоряжением руководящего состава. Комплект, обеспечивающий доступ в определенное помещение, должен находиться на учете у ответственного лица, в роли которого может выступать один из руководителей технического персонала.

Все запирающие приспособления следует пронумеровать и хранить в специальном пенале или тубусе. Не менее важно наличие запасного комплекта, который также необходимо изготовить.

Инструкция о порядке хранения и выдачи ключей от помещений с электрооборудованием включает в себя следующие пункты:

• все двери в помещениях должны быть закрыты;
• выдача запирающих приспособлений производится под расписку лицам, имеющим право доступа по специальному распоряжению и ответственным за обеспечение безопасности работ;
• ключи должны ежедневно возвращаться под охрану в конце рабочей смены;
• каждая выдача и сдача комплектов в обязательном порядке заносится в журнал учета.

Если правила хранения и выдачи ключей от электроустановок были нарушены, и это привело к серьезным последствиям, например, повреждению оборудования, ответственность за случившееся несет лицо, допустившее нарушение. Порядок начисления и размер взыскания прописаны в дополнении к инструкции или в специальном распоряжении руководства.

При соблюдении всех правил, вероятность несанкционированного проникновения посторонних лиц в помещения сводится к минимуму. Но в случае систематических нарушений или отсутствия установленного порядка процедуры сдачи комплекта, возможность порчи оборудования значительно возрастает.